Guía de llenado del formato para el envío de las listas de pasajeros y tripulantes marítimos

Formato para captura de pasajeros y tripulantes

1. Nombre del Documento

El nombre del archivo deberá estar en el siguiente formato para su sencilla y rápida ubicación.

PTO_ARV_AAAAMMDD_EMBARCACION.xls

  • PTO es el puerto de llegada o salida.
  • ARV significa que es un manifiesto de arribo (Arrival) y en el caso de partidas debe ser DEP (Departure).
  • AAAAMMDD es la fecha de arribo o partida.
  • Nombre de la embarcación

Ejemplo:

ICZ_ARV_20100727_SEAQUEEN.xls

El nombre se utilizará cuando se efectúe una búsqueda en el sistema.

2. Archivo de Carga

El archivo de carga comprende dos secciones, con los datos de los pasajeros y tripulantes.

2.1 Embarcación

tabla

La primera sección contempla los siguientes datos:

Expediente Básico SETRAM: Deberá incluir caracteres numéricos con el expediente básico que asigna el sistema SETRAM. Campo con capacidad para 13 dígitos.

Nombre de la embarcación (requerido): Deberá incluir el nombre de la embarcación. Sólo se podrá capturar hasta 100 caracteres.

Agencia consignataria o marina (requerido): Éste campo contendrá la Agencia Consignataria ó Marina correspondiente a la embarcación. Sólo se podrá capturar hasta 100 caracteres.

Tipo de embarcación (requerido): Este campo deberá contener el tipo de embarcación. Se podrá seleccionar Carga, Crucero, Oficial, Privado, Buque Tanque, Plataforma y Pesquero contenidos en un submenú.

combo

Compañía: Contendrá el nombre de la compañía naviera que promueve  dicha transportación. Sólo se podrá capturar hasta 100 caracteres.

País de partida ó arribo (requerido):Se podrá seleccionar el País del que sale ó arriba el navío contenidos en una lista la cual contiene cada nomenclatura en la pestaña “Países y Puertos” del mismo archivo. (Nomenclatura contenida al final del documento).

Puerto de partida ó arribo (requerido): Contendrá el puerto de partida ó arribo perteneciente al país seleccionado. Sólo deberá capturar hasta 100 caracteres.

Fecha de partida ó arribo (requerido): Contendrá la fecha de partida ó arribo del país seleccionado. Se deberá capturar hasta 10 caracteres en la celda con un formato dd/mm/aaaa.

Hora de partida ó arribo (requerido): Contendrá la hora de partida ó arribo del país seleccionado. Podrá contener hasta 5 caracteres dicho campo en formato hh:mm (formato de 24hrs  de las 00:00 a las 23:59).

Puerto de arribo ó partida (requerido): Contendrá el puerto de partida ó arribo mexicano. Sólo se podrá capturar hasta 100 caracteres.

Fecha de arribo ó partida (requerido): Contendrá la fecha de partida ó arribo del puerto mexicano. Sólo se podrá capturar hasta 10 caracteres en el campo con formato dd/mm/aaaa.

Hora de arribo ó partida (requerido): Contendrá la hora de partida ó arribo del puerto mexicano. Solo se podrá capturar hasta 5 caracteres en el campo en un formato hh:mm (formato de 24 hrs de las 00:00 a las 23:59).

Número de personas a bordo (requerido): El campo contendrá la cantidad de personas a bordo. Solo se podrá capturar valores numéricos.

Itinerario: El campo contendrá los puertos por el cual el navío tocará tierras mexicanas, la captura de los puertos será abreviado por 3 caracteres separado por comas ej. ENS, MZN MNZ correspondientes a los puertos Ensenada, Mazatlán y Manzanillo.

*El sistema comenzará la lectura de datos a partir de la fila 3.
En esta sección el sistema no procesará el archivo de existir campos requeridos en blanco.

tabla-pasajeros

Apellidos (requerido): El campo contendrá el/los apellidos del pasajero o tripulante. El campo admite espacios y caracteres especiales. Sólo se podrá capturar lasta 200 caracteres.

Nombre (requerido): El campo contendrá el/los nombres del pasajero o tripulante. El campo admite espacios u caracteres especiales. Solo de podrá capturar hasta 100 caracteres.

Sexo (requerido): En este campo se deberá capturar el sexo de las personas a bordo de la embarcación, la celda mostrará un cuadro de selección para elegir las opciones F (Femenino) o M (Masculino).

Fecha de Nacimiento (requerido): En este campo se deberá de capturar la fecha de nacimiento en un formato dd/mm/aaaa. El campo estará limitado a 10 caracteres.

País de Nacimiento: Campo en el cual se deberá de capturar el país donde nació el pasajero o tripulante en un formato ISO2.
Al final de este documento se incluye listado de países con sus respectivas abreviaturas.

Nacionalidad (requerido): Campo en el cual se deberá de capturar el país donde se nacionalizo el pasajero o tripulante en un formato ISO2.
Al final de este documento se incluye listado de países con sus respectivas abreviaturas.

Número de Pasaporte: Campo en el cual se deberá de capturar el número de pasaporte del pasajero o tripulante. Campo limitado a captura de 20 caracteres.
Al final de este documento se incluye listado de países con sus respectivas abreviaturas.

País de Expedición: En este campo se deberá capturar la nomenclatura del país de expedición del pasaporte.

Fecha de expedición: En este campo se deberá de capturar la fecha de expedición del pasaporte. Podrá contener hasta 10 caracteres dicho campo en formato dd/mm/aaaa.

Fecha de expiración: En este campo se deberá de capturar la fecha de expiración del pasaporte. Podrá contener hasta 10 caracteres en un formato dd/mm/aaaa.

Número de Libreta de Mar: Contendrá el número de libreta de mar del pasajero o tripulante. Campo limitado a 20 caracteres.

Tipo de Pasajero (requerido): El campo servirá para diferenciar el tipo de personal a bordo de una embarcación. Contendrá la letra P para pasajero (Passenger) ó la letra C (Crew) si es tripulante.

*En esta sección el sistema validará los campos requeridos de existir algunos de ellos en blanco el sistema asignará el registro como pendiente (“P”) en las columnas “alertado” y “documento alertado”, después de esto continuará realizando validaciones con los registros siguientes.

3. Requisitos del Archivo

  • El archivo deberá estar en formato Excel 2003.
  • Se deberá cargar un archivo por cada puerto de llegada o partida. En caso de tener el mismo nombre del sistema lo sobrescribirá sin guardar el archivo anterior.
  • La hoja que contenga los datos de los pasajeros y tripulantes deberá llamarse Data.

archivo

 

4. Listados con nomenclaturas